Politique de confidentialité

1. Responsable de la protection des renseignements personnels

Notre responsable de la protection des renseignements personnels est joignable à info@syndiplex.com. Écrivez-lui pour toute question, demande d'accès, de correction ou de suppression, ou pour porter plainte.

2. Ce que nous recueillons

Nous recueillons seulement ce qui sert à faire fonctionner le service.

• Votre compte : courriel, mot de passe (conservé sous forme chiffrée, jamais lisible par nous), nom complet, téléphone (facultatif) et langue préférée.
• Les données de votre copropriété que vous ou les autres membres saisissez : nom, adresse, unités, copropriétaires et locataires (nom, courriel, téléphone, adresse de correspondance), membres et rôles, carnet d'entretien, fonds, assurances, échéances, procès-verbaux et autres documents téléversés.
• L'abonnement : palier, état de l'essai ou de l'abonnement, dates. Nous ne voyons ni ne conservons votre numéro de carte : le paiement est traité par Stripe, qui nous transmet un identifiant client et l'état du paiement.
• Un journal des modifications faites dans l'application (qui a changé quoi, et quand), pour la sécurité et la traçabilité des registres.
• Des données techniques de base nécessaires au fonctionnement et à la sécurité (témoin de session de connexion, témoin retenant la copropriété active, journaux d'erreurs du serveur).
• Seulement si vous acceptez les témoins d'analyse : des statistiques de navigation sur le site (voir la section 6).

3. Pourquoi nous les utilisons

Nous ne vendons pas vos renseignements et ne les utilisons pas pour de la publicité.

• Fournir le service : vous connecter, afficher et protéger les registres de votre copropriété, inviter des membres.
• Gérer l'essai gratuit, l'abonnement et la facturation (incluant les taxes).
• Vous écrire : courriels de connexion et d'invitation, ainsi que de courts rappels liés à votre essai (bienvenue, rappel avant la fin, offre de retour). Nous n'envoyons pas d'infolettre publicitaire sans votre consentement.
• Assurer la sécurité du service, corriger les erreurs et respecter nos obligations légales.
• Si vous l'acceptez, mesurer l'utilisation du site pour l'améliorer.

4. Qui voit quoi

Dans une copropriété, l'accès dépend du rôle : administrateur, résident, locataire ou lecteur (notaire, courtier). Les administrateurs voient les coordonnées des occupants de leur copropriété. Un administrateur qui ajoute une personne (copropriétaire, locataire) doit s'assurer d'avoir le droit de communiquer ses coordonnées. Nous n'accédons aux données d'une copropriété que pour offrir le soutien demandé ou régler un problème technique.

5. Où sont hébergées vos données et qui nous aide

Nos fournisseurs traitent des renseignements en notre nom, sous contrat, uniquement pour fournir le service :

• Supabase : base de données, authentification et stockage des documents. Hébergement à Montréal (Canada).
• Vercel : hébergement de l'application et du site. Le traitement peut se faire hors du Québec, notamment aux États-Unis.
• Stripe : paiements et calcul des taxes. Stripe traite les données de carte selon ses propres normes de sécurité.
• Resend : envoi des courriels du service. Traitement possible hors du Québec.
• Microsoft Clarity : mesure d'audience et enregistrement anonymisé des visites, seulement si vous acceptez les témoins d'analyse.

6. Témoins (cookies) et outils de mesure

Témoins nécessaires : ils gardent votre session ouverte et retiennent votre copropriété active. Ils ne demandent pas de consentement.

Témoins d'analyse : nous utilisons un outil de mesure d'audience (Microsoft Clarity) qui peut enregistrer des statistiques de navigation et des reproductions anonymisées des visites. Il n'est chargé qu'après votre clic sur « Accepter », les champs de formulaire sont masqués, et il n'est pas actif dans l'application tant que vous ne l'avez pas accepté. Ce traitement peut impliquer un transfert hors du Québec.

Vous pouvez changer d'avis en tout temps :

7. Combien de temps nous les conservons

• Tant que votre copropriété a un essai ou un abonnement valide, vos données sont conservées.
• Si l'abonnement prend fin, l'accès cesse à la fin de la période payée. Les données sont conservées 60 jours, afin que vous puissiez vous réabonner, puis détruites. Pendant ces 60 jours, l'export n'est offert qu'après réabonnement : exportez vos registres avant la fin de la période payée.
• Le journal des modifications et les documents comptables (factures) peuvent être gardés plus longtemps lorsque la loi l'exige.
• Les copies de sauvegarde sont purgées dans les 30 jours suivant la suppression. Un administrateur peut aussi demander la suppression immédiate.

8. Vos droits

Vous pouvez demander l'accès à vos renseignements, leur correction, leur suppression, retirer un consentement ou obtenir une copie portable de vos données. Écrivez à notre responsable (section 1) : nous répondons dans les 30 jours. Les administrateurs peuvent aussi exporter les registres de leur copropriété depuis l'application. Si notre réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez vous adresser à la Commission d'accès à l'information du Québec.

9. Incidents de confidentialité

Si un incident présente un risque de préjudice sérieux, nous avisons les personnes concernées et la Commission d'accès à l'information, et nous tenons un registre des incidents.

10. Modifications

Nous pouvons mettre cette politique à jour. La date en haut de la page indique la dernière version; en cas de changement important, nous vous en informerons dans l'application ou par courriel.